El paradigma del Hallazgo: Cuando la ausencia es presencia de una NC.
En pleno siglo XXI, aún hay quien responde ante una auditoría con la frase: “El proceso no está escrito, no puedo ser auditado”. Bravo. Un aplauso para el ingenio. A primera vista, podría parecer que tiene lógica. Pero no. Esa frase es una declaración de principios. Es la verbalización de que considera que escribir cómo se trabaja es una pérdida de tiempo.
¿realmente qué implica esa respuesta? Cuando un área auditada no puede explicar cómo gestiona un proceso, no estamos ante una carencia puntual. Esa frase de "Si no tengo nada escrito, no tengo que rendir cuentas" es como decir: "¡No quiero ser supervisado! ¡No quiero controles!". Es el sueño de cualquier empleado: un trabajo donde la responsabilidad se convierte en un concepto abstracto, una idea lejana que nunca se materializa en un documento.
Es fascinante cómo algunas personas se convencen de que la falta de documentación es una especie de escudo mágico que las protege de la supervisión. Una especie de “zona gris” donde, si no hay trazabilidad, no hay responsabilidad. Pero esa ilusión de impunidad es efimera. El 68% de proyectos que tienen éxito, mantienen a su equipo, el 48% de proyectos que fracasan, los despedirán.
Porque cuando las cosas se descontrolan, no hay excusas que valgan. "No sabía que no debía hacer esto", pero ya será tarde, ya no hará falta que se formalice nada, ya no habrá proyecto.
Es en este punto donde el rol del auditor —tan incomprendido como necesario— cobra su mayor sentido durante la gestión del proyecto. Porque más allá de las listas de verificación y los informes de hallazgos, su verdadera función es confrontar a la organización con aquello que no quiere ver: que trabajar sin procesos definidos no es libertad, es vulnerabilidad.
La improvisación puede ser útil en el teatro, pero no en un entorno regulado, interdependiente y con responsabilidad frente a clientes, reguladores y partes interesadas.
Formalizar procesos no es una obsesión documentalista. Es un acto de madurez organizativa. Y negarse a hacerlo no es rebeldía, es negligencia.
Así que, la próxima vez que escuches a alguien decir "no tengo nada escrito", recuerda que, en el fondo, están proclamando su deseo de vivir en un mundo sin supervisión. Y eso, en una organización que aspira a la excelencia, debería ser inaceptable.
Si te ha hecho pensar (o al menos sonreír), te invito a seguir leyendo mi blog, donde comparto reflexiones sobre la gestión por procesos, experiencias como auditora de sistemas y otras cosas ... en mi opinión.
