La importancia de Definir Conceptos

La importancia de Definir Conceptos

o mejor aún

una imagen vale más que mil palabras, pero siempre es mejor poner bien claras las cosas con palabras! Por eso y para que nos entendamos cuando hablamos de cosas que creemos iguales, pongo aquí algunos conceptos de un tema super interesante.

Mapa de procesos, el GPS de la Empresa o Servicio!!!

El Mapa de Procesos es una representación gráfica de los procesos que están presentes en una empresa o servicio, que muestra la relación entre ellos y sus relaciones con el exterior. Estos procesos pueden ser agrupados en Macroprocesos en función de las "macroactividades" que llevan a cabo.

Cualquier emrpesa o servicio que pretenda una gestión sólida y bien orientada hacia sus objetivos estratégicos y sus resultados clave, requiere de una perspectiva global y transversal que sólo puede darse mediante una visión de procesos.

El concepto de mapa de procesos no es un concepto nuevo pero sigue estando vigente con ligeras variaciones adaptadas a cada sector. En 1980 M. Porter, publicó un libro llamado Competitive Strategy: Techniques for Analyzing Industries and Competitors, en donde explica la Cadena de Valor y la importancia del mapa de procesos como parte fundamental de la estratégia de una organización.

"una organización es una cadena de actividades que, a través de una serie de etapas, va agregando valor para sus clientes y grupos de interés. De esta manera crea y sostiene su ventaja competitiva." M. Porter

Existen muchas formas de realizar la agrupación en función de las macroactividades. Generalmente se agrupan en procesos primarios, de soporte y estratégicos. Aunque dependiendo del giro del  negocio, o la fuente consultada,  pueden ser solamente en dos pero no más de tres.

Niveles del Mapa

De acuerdo al nivel de detalle o disgregación el mapa puede ser de:

1. Nivel Cero.- La representación de los Macroprocesos (Sistemas) de la organización.
2. Primer Nivel.- Cuando la representación es a nivel de los procesos de la organización, de forma sencilla y simplificada.
3. Segundo Nivel.- Cuando la representación recoge los diferentes subprocesos que componen los procesos.
4. Tercer Nivel.- Cuando la representación recoge incluso los procedimientos o actividades que componen los subprocesos.

Componentes de un Mapa de Procesos

El mapa se compone de Macroprocesos, estos a su vez de procesos, estos de subprocesos, estos de procedimientos y/o actividades y/o tareas.

Macroproceso: o Sistema

Es una representación de la secuencia o grupo de procesos que gestionan y dirige la organización. 

Procesos:

Es un conjunto de actividades o eventos y de tareas (coordinados u organizados) que se realizan o suceden (alternativa o simultáneamente) con un fin determinado. Se suelen agrupar por macroactividades. Si bien la cadena de valor propuesta por Porter en 1980 solamente agrupa dos macroprocesos: los clave o primarios y los de soporte o secundarios, es una buena práctica, separar en los de soporte, aquellos que se refieren a la parte directiva, puesto que a diferencia de las actividades de soporte, son actividades de regulación y por este motivo es más fácil de visualizar la misión y visión del servicio u organización. 

Procesos Primarios.

También llamados procesos centrales, operativos, de actividades primarias o procesos de negocio. Son los que en mayor medida gestionan las actividades que desembocan en la entrega del producto / servicio al cliente. Afectan de modo directo la prestación del servicio / satisfacción del cliente-ciudadano externo de la organización. Están por tanto directamente relacionados con la misión de la organización, y en general consumen la mayor parte de los recursos del mismo.

Procesos de Soporte.

Proporcionan recursos / apoyo a los procesos clave. Aquí suelen incluirse la mayor parte de los procesos internos no pertenecientes a los otros grupos. Estos procesos, si bien su resultados no son obtenidos directamente por el cliente interno, son fundamentales para que los procesos clave operen correctamente.

Procesos Estratégicos.

Son aquellos procesos que gestionan la relación de la organización con el entorno y la forma en que se toman decisiones sobre planificación y mejoras de la organización.

Subproceso

Partes bien definidas dentro de un proceso. Su identificación puede resultar útil para aislar los problemas que puedan presentarse y facilitar diferentes tratamientos dentro de un mismo proceso. 

Procedimiento

Forma de llevar a cabo un proceso, subproceso o actividad. Los procedimientos se describen en documentos a modo de Manuales Específicos, Instructivos de Trabajo, Instructivos de Sistemas y Guías para Agentes del Servicio de CATS.

Actividad

Es la agrupación de tareas dentro de un proceso o subproceso, para facilitar su gestión o para cumplir con un objetivo de trabajo bien definido. La secuencia ordenada de actividades da como resultado un subproceso o un proceso. Generalmente, suele ser desarrollada por un mismo departamento, sección, área o unidad administrativa.

Tarea

Es la parte más pequeña, en la que se puede descomponer una actividad.

Aqui hay un video muy resumido de lo que es la cadena de valor que me gusta mucho, utilizan la cadena de valor orginal de Porter: 

Y aquí hay otro donde explica muy bien la gestión por procesos: