Auditorías en la niebla (o cómo monté un sistema de gestión en pijama y con el WiFi al borde del colapso)

Era inicios del 2020. Yo seguía flotando en la euforia de haber implantado nuestro primer proceso colaborativo. Estábamos motivados, teníamos ideas, fotos, post-its pegados en pizarras y hasta planes para replicarlo en otros procesos. Todo era promesa.

Y entonces…la petición.

“Tenemos cuatro meses para preparar las auditorías. Las certificaciones están en riesgo.”

“como tú ya has demostrado que te las apañas… esto, para ti.” (no fue exactamente así, pero algo asi me sono)

Sí, spoiler confirmado. Era yo.

Pues eso, me asignaron oficialmente al frente de la Oficina de Calidad y Mejora Continua. Empezaba una nueva etapa. En marzo por fin tenía un nuevo equipo: Saray, Luis y Miriam. Ellos fueron mis primeros compañeros en esta aventura. Nos conocíamos poco, no sabíamos bien qué venía por delante, pero había algo claro: teníamos que sacar esto adelante como fuera.

Y entonces… la pandemia.

Una semana después de arrancar juntos, el mundo se cerró. Nos fuimos a casa sin saber si volveríamos en dos semanas, en dos meses o en dos años. Todo era incierto. Nadie sabía cómo se lideraba un equipo que apenas acababas de conocer… desde una pantalla. Nadie tenía respuestas. Pero había que avanzar. 

No fue fácil. Ni técnica, ni emocional, ni organizativamente. Trabajábamos desde casa, con miedo a lo que pasaba fuera, con niños en casa, con familiares vulnerables, con ansiedad, incertidumbre, y sí… a veces lágrimas. No había margen para desfallecer. Pero tampoco había manual para lo que estábamos viviendo.

Encima, no todos creían que fuera posible.
Habian varios escépticos. Y lo entiendo. Lo nuevo asusta, y más en un contexto donde lo seguro es lo único que nos calma. Pero Pepe sí lo vio claro, y gracias a su intervención directa, y el apoyo de D, tuve el espacio para actuar que necesitaba.

Y entonces volqué todo lo que sabía. Porque aunque el entorno temblara, yo no dudé. No por ingenuidad, sino porque sabía que sí se podía. Lo había hecho antes. Y creía firmemente que un sistema de gestión no es un adorno de compliance, sino una herramienta real para momentos reales.

Así que montamos el sistema.

• Modelamos todos los procesos clave, estratégicos y de soporte.

• Creamos un sistema real y navegable en Bizagi.

• Estructuramos los entornos de desarrollo, preproducción y producción, como si fuera un producto.

• Nos aseguramos de que cada documento, cada decisión, cada flujo tuviera lógica, trazabilidad y sentido.

Y llegamos a la auditoría con todo montado.

Pasamos las auditorías de ENS, ISO 27001, ISO 9001 e ISO 20000. En noviembre, la ISO 14001 (con una sola no conformidad menor). Y cerramos el año con la UNE 166002.

Lo hicimos una parte desde el confinamiento y otra en presencial con mascarillas, en una situación emocionalmente desgastante. Con un equipo nuevo, con medios improvisados, con nuestras casas convertidas en oficinas y refugios.
Mientras la gente hacía pan, nosotros modelabamos ( y nos peleabamos) procesos en Bizagi.
Mientras el mundo paraba, nosotros teníamos que demostrar que todo seguía funcionando.

Y lo logramos.

Gracias a Saray, Luis y Miriam. Gracias al respaldo de P. Gracias al “sí” de todos, que costó en algunos casos, pero que finalmente llegó. Y gracias, también, a no haber dejado que el miedo me paralizara.

Porque no solo montamos un sistema de gestión con procesos interactivos. Montamos una esperanza. De que incluso en medio del desorden mundial, la estructura y el compromiso podían construir algo duradero.